Choisir le bon outil de visioconférence
Choisir le bon outil de visioconférence pour vos réunions d’équipe en 2022
Entre le large déploiement du télétravail dans les entreprises et l’avancée des technologies, il y a désormais une multitude d’outils disponibles pour les réunions d’équipe en vidéo. Dans cette situation, il peut être difficile de choisir le bon outil de visioconférence.

Quel sera l’usage de votre outil ?

Première chose à faire, avoir une bonne idée de l’usage que l’on souhaite faire de l’outil de visioconférence. Définissez les points suivants pour bien orienter votre choix.

1/ Le nombre de participants  

Quel sera le nombre de participants en même temps au maximum qui rejoindront vos réunions ? Si vous avez une grande équipe, vous devez vous assurer que l’outil de visioconférence que vous choisissez peut accueillir un grand nombre de participants. En version gratuite, la plupart des solutions autorisent 100 participants maximum.

2/ La durée de vos réunions 

Critère très important à prendre en compte pour éviter de voir la réunion s’arrêter d’un seul coup. Certains outils comme Zoom en version gratuite limite le temps à 40 minutes ce qui peut faire un peu court pour une réunion de travail. Pour une liberté complète sur la durée de votre réunion en visio, vous pouvez essayer l’outil Jitsi. Il s’agit d’un logiciel de visioconférence open source qui n’impose pas de limite de temps.

3/ Les conditions de connexion de vos équipes

Les réunions se feront-elles depuis un ordinateur ou via mobile ? Au bureau ou à la maison ? Et si tel est le cas, certains d’entre eux se trouvent-ils dans des zones où la couverture en fibre est faible ? Et est-ce que tout le monde dispose d’écouteurs ou d’un endroit tranquille sans trop de bruit environnant ? Zoom est reconnu pour proposer une vidéo de très bonne qualité. Il en est de même pour la qualité sonore. GoTo Meeting fonctionne très bien sur mobile avec une interface conviviale qui permet de se connecter à une réunion en quelques secondes.

4/ La facilité d’utilisation

Il est également important de s’assurer que l’outil de réunion vidéo à distance que vous choisissez est facile à utiliser. Vous ne voulez pas que les membres de votre équipe aient du mal à comprendre comment utiliser l’outil pendant les réunions et qu’ils perdent du temps. La facilité d’utilisation est l’un des points forts de Livestorm, outil qui peut vous convenir si jamais vous avez besoin d’animer des webinars. Cette société française s’est initialement déployée sur ce créneau et tente maintenant de se lancer sur la partie visioconférence.

Voici les outils de visioconférence les plus utilisés en 2022 : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoTo Meeting, Jitsi, Whereby, Livestorm. Certains sont des incontournables du marché et d’autres sont des challengers prometteurs.

Quels sont vos besoins techniques ?

 

1/ La sécurité  

Un outil de visioconférence doit créer un environnement propice à la sécurité des données, et permettre le partage sécurisé des informations en amont de la réunion et pendant son déroulement. Google Meet est réputé pour être ultra sécurisé avec des codes complexes et des vidéos cryptées.

2/ Les fonctionnalités 

Pour la plupart, les fonctionnalités de base sont identiques mais il peut y avoir de vraies différences quand vous passez sur les plans payants. Parmi les fonctions importantes à rechercher, citons le partage d’écran, le partage de fichiers et les capacités d’enregistrement. Microsoft Teams permet un stockage de fichiers de 5Go. Pensez aussi aux fonctions collaboratives comme un chat, un tableau blanc ou la possibilité de lancer des sondages.

3/ Contrôle et modération

Demandez vous également si vous avez besoin de contrôler l’accès à la réunion. Zoom ou Whereby nécessitent une action de la part de l’organisateur de la réunion pour que tous les participants puissent “rentrer”. Pour les réunions avec de nombreuses personnes, l’animateur aura besoin d’outils de modération pour réagir rapidement.

Et enfin, quel est votre budget ?

 

Bien évidemment, un autre facteur important à prendre en compte est le prix. La majorité des outils proposent une version gratuite mais certains comme Cisco Webex et GoToMeetings limitent l’accès respectivement à deux et trois personnes ! Pour un panel large de fonctionnalités vous serez obligés de passer par des abonnements payants. Veillez à bien comparer les plans tarifaires avant de prendre votre décision finale.

Il y a beaucoup de facteurs à prendre en compte lors du choix d’un outil de visioconférence pour vos réunions d’équipe. Le meilleur logiciel de visioconférence n’existe pas. Ce qui existe, c’est l’outil qui correspondra à votre profil et vos besoins. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour choisir. Dans tous les cas, pensez à bien poser votre besoin et tester, tester et encore tester. 

Et si vous avez besoin, on peut toujours vous aider à faire tout ça, après tout c’est notre métier ?

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